22 procent vet aldrig när kunden ska beställa. Räkna ut din egen siffra.
De flesta i branschen får veta om affären samtidigt som alla andra. Det finns ett tal som visar exakt hur utsatt du är.
I min undersökning av 100 VD:ar ställde jag en fråga om befintliga kunder. Hur ofta vet ni att en beställning är på väg innan den kommer?
22 procent svarade att förfrågningarna kommer helt spontant. De har ingen aning i förväg.
Lika många, 22 procent, svarade tvärtom. De har ett arbetssätt som gör att de känner till samtliga förfrågningar innan de kommer.
Resten ligger däremellan.
Två grupper, lika stora, med helt olika vardag. Den ena blir uppringd. Den andra vet.
Talet du bör känna till
Kalla det förvarningsgrad. Det är andelen av dina förfrågningar som du visste om innan de landade.
Talet är enkelt att räkna fram. Det är obehagligt att titta på första gången.
Ta förra kvartalets förfrågningar från befintliga kunder. Räkna det totala antalet. Räkna sedan hur många du kände till minst en vecka innan de kom.
Dela det andra talet med det första.
En förvarningsgrad på tjugo procent betyder att fyra av fem affärer överraskade dig. Det betyder att din planering, din bemanning och din likviditet styrs av andras infall.
Varför talet hänger ihop med priset
En förfrågan du känner till i förväg beter sig annorlunda.
Du hinner förbereda kandidater innan uppdraget finns. Du hinner tala med rätt personer om vad som egentligen behövs. Du hinner föreslå en lösning i stället för att svara på en beställning.
En förfrågan som kommer utan förvarning ger dig ett dygn att reagera. Då konkurrerar du med snabbhet. Snabbhet prissätts lågt, eftersom flera kan leverera den.
Det finns en tredje effekt som sällan räknas. Utan förvarning måste du hålla beredskap. Det betyder rekryterare som väntar, eller konsulter mellan uppdrag.
Beredskap är en kostnad. Den syns i utnyttjandegraden och slutar i resultatet.
Räkna på vad förvarning är värd
Här är ett räkneexempel. Talen är påhittade. Använd dina egna.
Anta att du tar emot 60 förfrågningar från befintliga kunder på ett år. Anta att du vinner 40 procent av dem.
Anta att din vinstandel stiger till 60 procent på de förfrågningar du kände till i förväg. Det är rimligt, eftersom du hann förbereda dig.
Om din förvarningsgrad går från 20 till 50 procent, då flyttas 18 förfrågningar från den ena gruppen till den andra.
Med skillnaden i vinstandel blir det ungefär fyra vunna affärer till på ett år.
Sätt in ditt eget snittvärde per affär. Multiplicera. Det är vad förvarning är värd i ditt bolag.
Gör sedan om räkningen med dina riktiga tal, inte mina.
Varför de flesta aldrig mäter det
Talet är inte svårt att ta fram. Det är obekvämt att äga.
En låg förvarningsgrad säger något om relationen. Den säger att kunden inte tänker på dig när hon planerar, bara när hon har ett problem.
Det är lättare att kalla det branschens natur. Behoven kommer akut. Kunderna vet inte själva. Så har det alltid varit.
En femtedel av bolagen i undersökningen visar att det inte stämmer. De har byggt ett arbetssätt som ger dem informationen i förväg.
Det arbetssättet är inte hemligt. Det handlar om återkommande samtal utan agenda om nästa beställning, om att fråga efter planer i stället för behov, och om att ha fler än en kontakt hos kunden.
Det tar tid innan det ger utslag. Där tappar de flesta. Ett kvartal utan synligt resultat räcker för att möten ska ställas in.
Varje kvartal utan förvarning betalar du i beredskap, i lägre vinstandel och i affärer du fick reda på för sent.
Skillnaden mellan att fråga om behov och att fråga om planer
De två grupperna i undersökningen ställer olika frågor till sina kunder.
Den ena frågar om behov. Har ni något på gång? Behöver ni hjälp med något just nu?
Svaret blir nej i nio fall av tio, eftersom behovet ännu inte har uppstått. Efter tre nej slutar man ringa.
Den andra gruppen frågar om planer. Vad ska ni åstadkomma nästa år? Vad krävs i form av folk för att klara det? När i tiden måste det vara på plats?
De frågorna går att svara på även när ingenting brinner. Och svaret innehåller nästa års beställningar.
Gör det här den här veckan
Öppna kalendern och gå igenom förra kvartalet.
Skriv en rad per förfrågan från en befintlig kund. Sätt ett kryss i en kolumn om du visste om den minst en vecka i förväg.
Räkna ut andelen.
Skriv upp talet på ett papper och lägg det på skrivbordet. Mät om det i slutet av nästa kvartal.
Det är det enda måttet i den här texten som du kan påverka helt själv.
Artikeln slutar i en mätövning du kan göra den här veckan.
